Проставити апостиль на офіційних документах віднедавна можна онлайн
Міністерство юстиції України запровадило електронний сервіс з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, призначених для використання на території інших держав.
У Житомирській області є 11 уповноважених на проставлення апостиля органів. Це відділи державної реєстрації актів цивільного стану: Головного територіального управління юстиції, Бердичівського (по місту), Коростенського (по місту), Новоград-Волинського (по місту) міськрайонних, Володарсько-Волинського, Народицького, Овруцького, Олевського, Попільнянського, Радомишльського, Романівського районних управлінь юстиції.
Згідно з наказом Міністерства юстиції України №2268/5 від 11.11.2015 «Про впорядкування відносин з проставлення апостиля та підготовки документів для їх консульської легалізації», що набрав чинності 20 листопада поточного року, саме з цієї дати проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів (далі – Реєстр) в чітко встановленому порядку.
Перший крок: прийняття документів, формування та реєстрація заяви
Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.
Після проставлення підпису така заява реєструється у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.
Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, та подає оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку; документ про оплату послуги з проставлення апостиля (якщо заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, він пред’являє документ, що підтверджує його право на звільнення від сплати, з якого посадовою особою територіального органу Міністерства юстиції України виготовляється копія та долучається до поданої заяви).
Другий крок: розгляд документів, поданих для проставлення апостиля
Після реєстрації заяви посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України виготовляє електронні копії документів шляхом сканування та розміщує їх у Реєстрі за допомогою програмних засобів його ведення. За результатом прийняття заяви та документів, поданих для проставлення апостиля, заявнику в разі його особистого звернення до територіального органу Міністерства юстиції України видається відривна частина заяви, що містить відомості про номер заяви, дату її прийняття, кількість поданих документів, прізвище, ім’я та по батькові заявника і суму сплачених коштів за надання послуг з проставлення апостиля.
Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються Міністерством юстиції України. Посадова особа Міністерства юстиції України з’ясовує, чи підлягають подані документи проставленню апостиля, справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.
Посадова особа Міністерства юстиції України інформує заявника про направлення запиту щодо отримання зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа, здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також як наслідок продовження строку розгляду документів на проставлення апостиля до 20 робочих днів.
Третій крок: проставлення апостиля, відмова у його проставленні
За результатом розгляду заяви та поданих документів посадова особа Міністерства юстиції України проставляє апостиль або відмовляє у його проставленні, формуючи за допомогою програмних засобів ведення Реєстру відповідний електронний документ з накладенням власного електронного цифрового підпису та проставленням на документі електронного цифрового підпису (печатки) Міністерства юстиції України. Відомості про проставлення або відмову у проставленні апостиля вносяться до Реєстру.
Під штампом апостиля, сформованого у формі електронного документа, розміщується додаткова інформація, яка викладається українською, англійською та французькою мовами.
За результатом розгляду заяви та поданих документів для проставлення апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України, до якого було подано документи шляхом особистого звернення заявника, інформує його, використовуючи контактні дані, зазначені у відповідній заяві.
Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України візуалізує на папері апостиль, сформований за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, з обов’язковим прикріпленням у пункті 9 штампа апостиля марки апостиля.
У разі якщо візуалізація апостиля, сформованого за допомогою програмних засобів ведення Реєстру у формі електронного документа, здійснюється на окремому аркуші, на місце скріплення документа і аркуша з апостилем прикріплюється марка апостиля.
Четвертий крок: видача документів за результатом розгляду заяви
Документи, подані для проставлення апостиля, видаються заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві. Вони можуть видаватися також іншій особі на підставі відповідної довіреності, наданій такій особі заявником.
У разі відмови в проставленні апостиля посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру візуалізує на папері та видає заявнику або іншій особі, зазначеній заявником у заяві, повідомлення про відмову в проставленні апостиля, а також документи, подані для проставлення апостиля. У разі відмови у проставленні апостиля плата за надання послуг з проставлення апостиля не повертається.
Проставлення апостиля, відмова у його проставленні здійснюються державною мовою та у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності, строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством (на сьогоднішній день – 51 гривня). Будь-яка інша плата за проставлення апостиля не передбачена.
Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів.
Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття відповідно до цього Порядку.
Реквізити квитанцій для оплати послуги за проставлення апостиля:
Банк отримувача : ГУДКСУ у м. Києві
Код банку отримувача: 820019
Одержувач коштів: ГУК у м. Києві
Код отримувача (код за ЄДРПОУ): 37993783
Рахунок отримувача:33214879700001
Призначення платежу:
за проставлення апостиля, код платежу 22012500
Установлена плата за надання послуг з проставлення апостиля, на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначені для використання на території інших держав для:
– громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.);
– юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян ( 85 грн.).
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти (у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян).