Про роботу відділу загальної роботи, з питань контролю та прийому громадян Новоград-Волинської міської ради

21 березня 2018 року міський голова Віктор Весельський, за участі керуючого справами виконавчого комітету міської ради Дмитра Ружицького, заслухав звіт про роботу відділу загальної роботи, з питань контролю та прийому громадян міської ради за січень-лютий 2018 року (начальник відділу – Мартинюк Л. В.).

Відділ загальної роботи, з питань контролю та прийому громадян міської ради 22.12.2017 року рішенням міської ради №433 реорганізовано шляхом приєднання до відділу загальної роботи та з питань контролю міської ради сектору організації прийому громадян.

За звітний період відділом організовано проведення 2 чергових засідань виконавчого комітету Новоград-Волинської міської ради сьомого скликання (сформовано порядки денні засідань, підготовлені плани ведення), на яких розглянуто 5 інформацій, 50 проектів рішень та прийнято 49 рішень.

За звітний період проаналізовано та завізовано 49 проектів рішень виконавчого комітету міської ради, проаналізовано стан підготовки та завізовано 50 проектів рішень виконавчого комітету перед формуванням переліку питань чергового засідання виконавчого комітету міської ради, 50 розпоряджень міського голови з основної діяльності. Усі розпорядження зареєстровані, взяті на контроль, на кожне заведена електронна контрольна картка. Забезпечується електронне та паперове архівування, розсилка.

За звітний період поставлено на контроль 890 документів вхідної кореспонденції, з яких 551 документ опрацьовано та знято з контролю із занесенням відповідного запису до журналів реєстрації вхідної кореспонденції та 282 документа перебуває на контролі.

Протягом січня-лютого 2018 року зареєстровано 560 документів вихідної кореспонденції, з них відправлено “Укрпоштою” 269 листів, 291 вручено особисто або відправлено електронною поштою.

На довгостроковому контролі перебуває 93 документа – це ті документи, які потребують щорічної, піврічної, щоквартальної, щоденної звітності та із зазначенням терміну виконання.

За звітний період підготовлено власних рішень виконавчого комітету міської ради -2, з них 1 – з питань роботи зі зверненнями громадян, 9 розпоряджень міського голови з основних питань, з них 3 – з питань роботи зі зверненнями громадян.

Відділом щотижня поновлюються та розсилається електронною поштою інформація про стан розгляду запитів (звернень) народних депутатів України та депутатів міської ради. Зокрема за звітний період від народного депутата України надійшло 1 звернення – відповідь надана народному депутату України та автору заяви. Від депутатів міської ради надійшло 9 звернень, з яких 6 задоволено по суті звернення.

Постійно проводиться моніторинг документів на які, відповідно до резолюції міського голови необхідно підготувати розпорядження міського голови. Це 82 документа, на які підготовлено 66 відповідних розпоряджень міського голови, 6 наказів по самостійних управліннях та відділах, 6 перебувають ще на виконанні.

Загалом, основними завданнями відділу є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами, контроль за їх виконанням, організаційне та матеріальне забезпечення засідань виконавчого комітету міської ради, робота з внутрішніми документами (рішення виконавчого комітету міської ради, розпорядження міського голови), організація роботи зі зверненнями громадян.

Опісля звіту очільник міста запропонував шляхи оптимізації роботи та надав рекомендації стосовно удосконалення діяльності відділу.