Організаційний відділ

Додаток 2

до рішення міської ради

від  22.12.2022    № 700

 ПОЛОЖЕННЯ

про організаційний відділ Звягельської міської ради

1. Загальні положення

1. Організаційний відділ міської ради (далі – відділ) є виконавчим органом Звягельської міської ради, який підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, зокрема «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про статус депутатів місцевих рад», «Про звернення громадян», «Про запобігання корупції», «Про захист персональних даних», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», про референдуми і вибори, актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади, рішеннями обласної ради, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Регламентом Звягельської міської ради, Регламентом виконавчого комітету Звягельської міської ради та цим Положенням.
3. Відділ з метою вирішення покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності. Діяльність відділу здійснюється з урахуванням планів роботи міської ради, її виконавчого комітету та відділу.

2.Основні завдання та функції відділу

Відділ, відповідно до покладених на нього завдань:

1. Готує проект плану роботи міської ради з урахуванням пропозицій депутатів та постійних комісій міської ради, керівників виконавчих органів міської ради та сприяє його виконанню.
2. Складає щотижневий план роботи виконавчих органів міської ради.
3. Готує і вносить на розгляд міської ради, виконавчого комітету пропозиції про організаційні заходи з метою підготовки і проведення на території міста виборів Президента України, виборів народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міського голови, референдумів (всеукраїнських, місцевих).
4. Сприяє виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень; координує роботу щодо матеріально-технічного забезпечення виборчих комісій.
5. Готує проекти рішень міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови з питань, віднесених до компетенції відділу; одержує від інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій матеріали, необхідні для підготовки питань, що вносяться на розгляд міської ради та її виконавчого комітету. Здійснює контроль за підготовкою проектів рішень міської ради.

6 . Узагальнює пропозиції  міського голови, секретаря міської ради, постійних комісій і депутатів міської ради, керівників виконавчих органів міської ради щодо внесення інших питань, крім планових,  на розгляд сесії міської ради. Готує проекти розпоряджень про скликання сесій міської ради.

7. Доводить до відома депутатів міської та обласної рад, запрошених осіб та населення територіальної громади інформацію про скликання сесій міської ради, час і місце проведення, перелік питань, що вносяться на їх розгляд.
8. Готує проект порядку денного сесії, організовує своєчасну підготовку необхідних матеріалів та проектів рішень з питань, які виносяться на розгляд міської ради, перевіряє їх на відповідність вимогам Регламенту міської ради.
9. Організовує засідання погоджувальної ради, забезпечує оформлення протоколів цих засідань.
10. Організовує попереднє обговорення проектів рішень ради депутатами міської ради на засіданнях погоджувальної ради та постійних комісій міської ради. Узагальнює зауваження та пропозиції постійних комісій  до проектів  рішень міської ради. Забезпечує своєчасне доведення висновків та рекомендацій  постійних комісій до виконавців.
11. Забезпечує підготовку до проведення пленарних засідань міської ради. На пленарних засіданнях міської ради виконує функції секретаріату.
12. Бере участь у засіданнях постійних комісій міської ради, інших засіданнях, нарадах, що проводяться міським головою, секретарем міської ради, керуючим справами виконавчого комітету  міської ради.
13. Надає практичну допомогу та консультації постійним комісіям міської ради в організації їхньої діяльності, забезпечує підготовку і проведення їх засідань. За дорученнями голів постійних комісій готує інформаційно-довідкові матеріали, необхідні для роботи комісій, забезпечує участь у засіданнях комісій керівників підприємств, установ, організацій, керівників та спеціалістів виконавчих органів міської ради.
14. Здійснює реєстрацію депутатів та запрошених осіб на пленарне засідання міської ради. Створює умови для роботи лічильної комісії.
15. Здійснює реєстрацію прийнятих радою рішень.
16. Оформляє матеріали сесій та протоколи пленарних засідань міської ради.
17. Забезпечує облік зауважень та пропозицій, висловлених депутатами міської ради під час проведення сесій міської ради, доручень виборців, висловлених під час проведення звітів депутатів на зборах громадян, об’єднань громадян чи партійних осередків, бере участь у складанні заходів для їх виконання та готує відповідні проекти рішень міської ради.
18. Організовує контроль за виконанням рішень міської ради та окремих розпоряджень міського голови, забезпечує розсилку рішень міської ради виконавцям у паперовій чи електронній формах. Передає рішення міської ради в електронній формі для розміщення їх на офіційному сайті міської ради.
19. Сприяє депутатам міської ради у здійсненні їх повноважень згідно вимог Закону України «Про статус депутатів місцевих рад». Надає методичну допомогу депутатам у підготовці депутатських запитів та звернень до посадових осіб органів місцевого самоврядування, виконавчої влади, підприємств, організацій та установ.
20. Надає пропозиції щодо участі депутатів міської ради в обміні досвідом роботи органів місцевого самоврядування та навчання за відповідними програмами.
21. Забезпечує ведення статистичного обліку складу ради, змін у складі депутатського корпусу, постійних комісій; готує інформації  з питань  роботи міської ради, постійних комісій.
22. Забезпечує оформлення облікових карток депутатів міської ради, виготовлення, видачу та облік посвідчень депутатів міської ради та їх помічників-консультантів.
23. Забезпечує облік депутатів міської ради у засіданнях постійних комісій, у пленарних засіданнях міської ради, засіданнях погоджувальної ради, навчаннях депутатів міської ради.
24. Забезпечує складання та оприлюднення графіків прийому виборців депутатами міської ради в громадській приймальні міської ради та у виборчих округах; аналізує та узагальнює результати цих прийомів. Надає організаційну допомогу депутатами міської ради у проведенні прийому виборців.
25. Спільно з іншими виконавчими органами міської ради здійснює організаційне забезпечення проведення  загальноміських заходів, передачу телефонограм про їх проведення учасникам цих заходів.
26. Спільно з іншими виконавчими органами міської ради міської ради сприяє в організації проведення щорічного звіту міського голови про свою роботу перед територіальною громадою на відкритій зустрічі з громадянами.
27. Проводить відомчу передплату періодичних видань для виконавчого комітету міської ради.
28. Розглядає звернення громадян з питань, що належать до компетенції відділу.
29. Забезпечує збереження документів Новоград-Волинської міської ради, які віднесені до документів Національного архівного фонду України відповідно до чинного законодавства.
30. Завіряє печаткою міської ради «Канцелярія» копії рішень міської ради та інші документи у випадках, передбачених нормативно-правовими актами з діловодства.

3.Права відділу

В межах своїх повноважень організаційний відділ має право:

1. Одержувати в установленому порядку від  структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.
2. Повертати розробникам проекти рішень ради та інші документи, подані з порушенням вимог Регламенту міської ради та інструкції з діловодства.
3. Залучати до підготовки засідань постійних комісій, сесій міської ради, нарад працівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян (за погодженням з їх керівниками).
4. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції відділу.
5. Вносити міському голові, секретарю міської ради пропозиції щодо вдосконалення організаційної роботи, направленої на ефективну та якісну підготовку сесій міської ради, заходів, що проводить міська рада.

4. Організація роботи відділу

1. Відділ очолює начальник, який є посадовою особою місцевого самоврядування і призначається на посаду міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України. Начальник звільняється з посади міським головою згідно чинного законодавства.
2. На посаду начальника призначається особа, яка має  повну вищу освіту відповідного професійного спрямування, стаж роботи за фахом на державній службі, в органах місцевого самоврядування або на керівних посадах у інших сферах відповідно до вимог нормативно-правових актів. Начальник  відділу підпорядкований, підконтрольний та підзвітний міській раді, її виконавчому комітету та міському голові.
3. Начальник відділу:

3.1. Здійснює загальне керівництво відділом, вирішує питання його взаємодії з відповідними структурними підрозділами обласної державної адміністрації, обласної ради, іншими виконавчими органами міської ради та посадовими особами.

3.2. Несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на відділ.

3.3. Визначає завдання, складає посадові інструкції працівників відділу, розподіляє обов’язки між ними, контролює їх роботу, забезпечує у відділі дотримання вимог інструкції з діловодства, трудової та виконавської дисципліни; сприяє підвищенню професійної кваліфікації працівників відділу, ефективності їх роботи, просуванню по службі відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

3.4. Готує та організовує підготовку проектів рішень, розпоряджень,  службових документів з питань, які відносяться до компетенції відділу.

3.5. Планує роботу відділу; звітує про роботу відділу перед міською радою.

3.6. Розробляє проект  кошторису витрат, необхідних для забезпечення діяльності          відділу.

3.7. Візує проекти рішень міської ради.

3.8. Відповідає за зберігання і використання печатки міської ради  «Канцелярія».

3.9. Розглядає в установленому порядку пропозиції, заяви і скарги громадян з питань, віднесених до компетенції відділу.

5. Заключні положення

1. Відділ не є юридичною особою та утримується за рахунок коштів бюджету територіальної громади.
2. Структуру і чисельність працівників відділу затверджує міська рада.
3. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.
4. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться відповідно до процедури, визначною Регламентом міської ради.

Секретар міської ради                                                                Оксана ГВОЗДЕНКО