Відділ ведення Державного реєстру виборців

Додаток 10

до рішення міської ради

від  22.12.2022    № 700

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ ведення Державного реєстру виборців

Звягельської міської ради

1. Загальні положення

1.Відділ ведення Державного реєстру виборців міської ради  (далі – відділ) є виконавчим органом Звягельської міської ради, який підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим положенням та іншими нормативно-правовими актами.
3. Основними завданнями відділу є:

ведення Державного реєстру виборців (далі – Реєстр), до якого заносяться відомості про громадян України, які мають право голосу відповідно до статті 70 Конституції України (далі – виборці) і проживають або перебувають на території міської територіальної громади;

складання та уточнення списків виборців для проведення виборів і референдумів.

2.Основні завдання та функції відділу

Відділ ведення Реєстру відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує ведення Реєстру, що передбачає здійснення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій: внесення запису про виборця до бази даних Реєстру; внесення змін до персональних даних виборців, що містяться в базі даних Реєстру (далі – персональні дані Реєстру); знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України „Про Державний реєстр виборців“ (далі – Закон) та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими згідно із Законом, з використанням візуального та автоматизованого контролю за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру;

2) здійснює роботу з паперовими та електронними документами. Електронні документи формуються програмними засобами автоматизованої інформаційно-  телекомунікаційної системи Державного реєстру виборців та зберігаються з часу їх створення і до знищення в ній же. Знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником відділу, до обов’язків якого віднесено таку функцію.

Для роботи з електронними документами працівники відділу застосовують електронні цифрові підписи відповідно до Закону України „Про електронний цифровий підпис“ та з дотриманням Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 року № 1452 „Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності“;

3) веде облік усіх дій щодо зміни бази даних Реєстру в порядку та за формою, встановленими розпорядником Реєстру;

4) забезпечує відповідно до законодавства захист Реєстру під час його ведення, в тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі „Державний реєстр виборців“;

5) визначає на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер виборчої дільниці, дільниці референдуму, до яких відноситься виборець;

6) в установленому законом порядку розглядає звернення громадян з питань, пов’язаних з його діяльністю;

7) проводить у разі потреби перевірки відомостей про особу, зазначених у заяві про включення до Реєстру чи зміну її персональних даних, внесених до Реєстру;

8) вручає або надсилає виборцю повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру;

9) вручає або надсилає виборцю повідомлення про внесення змін до його персональних даних, внесених до Реєстру;

10) надає на письмовий запит виборця, поданий у встановленому Законом порядку, відповідну інформацію з Реєстру;

11) здійснює періодичне поновлення, а також уточнення персональних даних Реєстру;

12) забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складання, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях, дільницях референдуму відповідно до законодавства;

13) здійснює відповідно до законодавства заходи щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси;

14) виготовляє іменні запрошення виборцям на вибори чи референдуми;

15) отримує від дільничних виборчих комісій відомості про зміни, внесені ними до уточнених списків виборців, для опрацювання у встановленому Законом порядку;

16) проводить перевірку звернень політичних партій, розглядає запити виборчих комісій у встановленому Законом порядку;

17) надає необхідну інформацію на запит суду стосовно уточнення відомостей про виборця у зв’язку з розглядом адміністративної справи щодо уточнення списку виборців;

18) надає в установленому законом порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру;

19) проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру;

20) формує подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі, за наданими суб’єктами їх внесення відомостями;

21) здійснює облік виборчих дільниць, які існують на постійній основі;

22) передає до Центральної виборчої комісії зміст рішень та повідомлення виборчих комісій у передбачених законодавством випадках;

23) здійснює налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру;

24) здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3.Права відділу

1. Відділ має право одержувати у встановленому порядку від виборців, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій референдуму, закладів, установ та організацій, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
2. Покладення на відділ завдань, що виходять за межі його компетенції, не допускається.
3. Відділ взаємодіє у процесі виконання покладених на нього завдань із структурними підрозділами міської ради, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, закордонними дипломатичними установами України, виборчими комісіями, комісіями з референдуму, а також закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об’єднаннями громадян і окремими громадянами.

4. Організація роботи відділу

1. Відділ очолює начальник, який:

забезпечує виконання на відповідній території  Закону України „Про Державний реєстр виборців“, законодавства України про вибори та референдуми з питань, що стосуються діяльності відділу;

здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

розподіляє обов’язки між працівниками відділу;

видає накази у випадках та в порядку, визначених Законом, організовує і контролює їх виконання;

забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

вносить у встановленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи відділу ведення Реєстру;

підписує визначені Законом документи, що скріплюються печаткою відділу;

вносить у встановленому законодавством порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону;

забезпечує у встановленому законом порядку представництво інтересів відділу ведення Реєстру в судах;

виконує інші повноваження згідно з актами законодавства та положенням про відділ.

2. Начальник та працівники відділу призначаються на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України. Начальник та працівники відділу звільняються з посади міським головою згідно чинного законодавства.
3. На посаду начальника призначається особа, яка має повну вищу освіту відповідного професійного спрямування, стаж роботи на державній службі, в органах місцевого самоврядування або на керівних посадах у інших сферах відповідно до вимог нормативно-правових актів.
4. Начальник відділу підпорядкований, підконтрольний та підзвітний міській раді, її виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

5. Заключні положення

1. Структуру і чисельність працівників відділу затверджує міська рада відповідно до вимог, встановлених нормативно-правовими актами.
2. Відділ має власну печатку та бланк.
3. Фінансування діяльності відділу щодо створення, ведення та функціонування відділу здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету, а також за рахунок коштів міської територіальної громади як фінансування делегованих повноважень.
4. Відділу належить майно на праві оперативного управління. Розпорядження майном здійснюється відповідно до чинного законодавства.
5. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.
6. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться відповідно до процедури, визначеної Регламентом міської ради.

Секретар міської ради                                                             Оксана ГВОЗДЕНКО

Посадова інструкція начальника та головного спеціаліста відділу ведення Державного реєстру виборців Новоград-Волинської міської ради