Відділ документообігу та контролю

Додаток 4

до рішення міської ради

від  22.12.2022    № 700

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу  та контролю Звягельської міської ради

1. Відділ документообігу та контролю Звягельської міської ради (далі – відділ) є виконавчим органом міської ради, який підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету міської ради, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.
2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України „Про місцеве самоврядування в Україні“, „Про службу в органах місцевого самоврядування“, „Про звернення громадян“, „Про інформацію“, „Про доступ до публічної інформації“, „Про запобігання корупції“, „Про захист персональних даних“, „Про електронні документи та електронний документообіг“, актами Верховної Ради України, Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради та розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, Регламентом Звягельської міської ради восьмого скликання, Регламентом виконавчого комітету Звягельської міської ради, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням.
3. Відділ з метою вирішення покладених на нього завдань взаємодіє з виконавчими органами міської ради, установами, організаціями незалежно від форм власності. Діяльність відділу здійснюється з урахуванням планів роботи міської ради, її виконавчого комітету та відділу.
4. Відділ, відповідно до покладених на нього завдань:

4.1. Організовує ведення діловодства на підставі нормативно-правових актів документування управлінської діяльності.

4.2. Приймає вхідну кореспонденцію, яка надійшла поштою, передана особисто або через уповноважену особу, електронною поштою, через веб-модуль Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.

4.3. Проводить попередній розгляд вхідної кореспонденції, враховуючи повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені положеннями про виконавчі органи міської ради, розпорядчі документи про розподіл обов’язків, посадові обов’язки, а також номенклатуру справ, схеми проходження документів, визначає форму реєстрації документів (електронна чи паперова).

4.4. Реєструє вхідну кореспонденцію відповідно встановленого порядку.

4.5. Передає вхідну/вихідну кореспонденцію за призначенням.

4.6. Реєструє, відправляє вихідну кореспонденцію згідно реєстраційних журналів вихідної кореспонденції, сканує вихідні листи для їх реєстрації та відправки через веб-модуль Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади/електронною поштою.

4.7. Сканує вхідну кореспонденцію, яка надійшла у паперовому вигляді, для її реєстрації у електронній системі керування виконавчою дисципліною.

4.8. Здійснює моніторинг виконання управлінських рішень відповідно індикаторів стану виконання документів.

4.9. Надає методичну допомогу працівникам виконавчих органів міської ради з питань організації роботи з документами.

4.10. Забезпечує організацію прийому громадян, надає їм методичну, консультаційну допомогу.

4.11. Приймає звернення громадян з пакетом документів, здійснює попередній розгляд заяв (клопотань), пропозицій (зауважень), скарг громадян, їх реєстрацію, передає на резолюцію.

4.12. Здійснює організаційне та матеріальне забезпечення засідань виконавчого комітету міської ради:

4.12.1. Складає за поданими пропозиціями керівників виконавчих органів міської ради перелік питань та передає керуючому справами виконавчого комітету міської ради для формування проєкту порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради.

4.12.2. Формує подані керівниками виконавчих органів міської ради матеріали до засідань виконавчого комітету міської ради міському голові та членам виконавчого комітету міської ради відповідно до порядку денного засідання.

4.12.3. Повідомляє членів виконавчого комітету міської ради про дату і час проведення засідання виконавчого комітету міської ради.

4.12.4. Здійснює реєстрацію членів виконавчого комітету міської ради на засіданнях.

4.12.5. Оформляє матеріали та протоколи засідань виконавчого комітету міської ради.

4.13. Реєструє рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови з основної діяльності.

4.14. Веде реєстр рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови з основної діяльності.

4.15. Надсилає рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови з основної діяльності відповідно наданих виконавцем списку розсилки та примірників.

4.16. Формує архів рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови з основної діяльності.

4.17. Оформляє доручення головуючого на засіданнях виконавчого комітету міської ради, розсилає виконавцям, узагальнює надану виконавцями інформацію про виконання.

4.18. Звітує про роботу в межах своїх повноважень відповідно встановлених форм та вимог.

4.19. Аналізує дані обліку обсягу документообігу щопівріччя, щорічно.

4.20. Готує проекти розпорядчих документів, листів, розглядає звернення з питань, що належать до компетенції відділу.

4.21. Забезпечує збереження документів міської ради, які віднесені до документів Національного архівного фонду України відповідно до чинного законодавства.

4.22. Завіряє печаткою відділу копії рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови та інші документи у випадках, передбачених нормативно-правовими актами з діловодства.

4.23. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що приймаються, для передачі їх на зберігання в архів.

4.24. Забезпечує тимчасове зберігання документів, правильне використання їх у службових цілях.

4.25. Забезпечує листування через веб-модуль Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) – державну телекомунікаційну систему, яка призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або кваліфікованої електронної печатки, а також організації міжвідомчого моніторингу за станом виконання управлінських рішень.

4.26. Забезпечує реєстрацію та рух документів у Системі керування виконавчою дисципліною, яка призначена для автоматизації організації роботи з електронними документами у діловодстві.

5. В межах своїх повноважень відділ має право:

5.1. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів міської ради, підприємств, установ, організацій інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

5.2. Повертати структурним підрозділам міської ради проекти рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови та інші документи, подані з порушенням вимог Регламенту роботи міської ради, Регламенту роботи виконавчого комітету Звягельської міської ради та нормативно-правових актів з діловодства.

5.3. Залучати до підготовки засідань виконавчого комітету міської ради, нарад працівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян (за погодженням з їх керівниками).

5.4. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції відділу.

5.5. Вносити міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу.

6. Відділ очолює начальник, який є посадовою особою місцевого самоврядування і призначається на посаду міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України. Начальник звільняється з посади міським головою згідно чинного законодавства.
7. На посаду начальника призначається особа, яка має повну вищу освіту відповідного професійного спрямування, стаж роботи за фахом на державній службі, в органах місцевого самоврядування або на керівних посадах у інших сферах відповідно до вимог нормативно-правових актів.

Начальник відділу підпорядкований, підконтрольний та підзвітний міській раді, її виконавчому комітету та міському голові.

8. Начальник відділу:

8.1. Здійснює загальне керівництво діяльністю відділом, взаємодіє з установами, підприємствами, організаціями з метою вирішення питань, що належать до компетенції відділу.

8.2. Визначає завдання, складає посадові інструкції працівників відділу, розподіляє обов’язки між ними, контролює їх роботу, забезпечує у відділі дотримання вимог нормативно-правових актів з діловодства, трудової та виконавської дисципліни; сприяє підвищенню професійної кваліфікації працівників відділу, ефективності їх роботи, просуванню по службі відповідно до Закону України „Про службу в органах місцевого самоврядування“.

8.3. Готує та організовує підготовку проектів рішень, розпоряджень, інших службових документів з питань, які відносяться до компетенції відділу.

8.4. Планує роботу відділу; звітує про роботу відділу перед міською радою.

8.5. Розробляє кошторис витрат, необхідних для забезпечення діяльності відділу.

8.6. Візує проекти рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови в межах повноважень.

8.7. Відповідає за зберігання і використання печатки відділу.

8.8. Розглядає в установленому порядку пропозиції, заяви і скарги громадян з питань, віднесених до компетенції відділу.

8.9. Представляє відділ на засіданнях, нарадах з питань, що входять до компетенції відділу.

9. Відділ не є юридичною особою та утримується за рахунок коштів бюджету територіальної громади.
10. Структуру і чисельність працівників відділу затверджує міська рада.
11. Припинення діяльності відділу здійснюється за рішенням міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.
12. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться відповідно до процедури, визначною чинним законодавством та Регламентом міської ради.

Секретар міської ради                                                     Оксана ГВОЗДЕНКО